Recepționistul Veterinar Sub Apreciat și Multi-talentat

2024 Autor: Daisy Haig | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 03:13

Unul dintre cei mai importanți oameni pe care îi veți întâlni în cabinetul medicului veterinar este recepționerul care vă întâmpină când intrați pe ușă.

Acest lucru este valabil mai ales pentru medicii ca mine care lucrează în industria de recomandări veterinare. Nu evaluăm puii sau pisoii sănătoși și nici nu găsim de obicei programul nostru plin de vizite de rutină de wellness. Pacienții noștri au fost diagnosticați anterior cu o anumită tulburare sau proces de boală, necesitând trimiterea la unitatea noastră pentru mai multe opțiuni de diagnostic și / sau tratament. Prin urmare, proprietarii solicită îngrijire de la specialiști, deoarece animalul lor de companie se confruntă cu o problemă de sănătate.

Când proprietarii traversează intrarea în spitalul nostru, ei sunt plini de anxietate și îngrijorare, iar tulburările lor emoționale sunt palpabile din momentul sosirii lor. Recepționerul este prima persoană pe care o va întâlni și calitatea acestei interacțiuni inițiale poate da tonul nu numai pentru restul primei lor vizite, ci și pentru toate interacțiunile ulterioare.

Scopul meu este ca fiecare proprietar pe care îl întâlnesc să se simtă important, mângâiat, relaxat și parcă ar fi doar animalele de companie din programul meu de întâlnire pentru ziua respectivă. Dacă un recepționer poate identifica corect pacientul după nume (și sex), acest gest aparent nesemnificativ înseamnă adesea foarte mult pentru un părinte de companie tulburat care speră chiar și doar un mic sentiment de reasigurare.

În multe spitale de recomandare, recepționerii sunt, de asemenea, persoanele cărora li se datorează să răspundă la toate apelurile primite. Se așteaptă să facă acest lucru cu maximum un inel, să fie întotdeauna politicos și vesel și să vorbească cu o voce clară, cu o cadență uniformă.

Acest lucru este la fel de adevărat într-o zi aglomerată, când este posibil să se ocupe de mai multe sarcini diferite simultan, la fel ca și într-una lentă, în care aceste așteptări nu pot fi la fel de descurajante. Recepționerii trebuie să păstreze calmul în situații de presiune ridicată și să nu transmită niciodată unui proprietar că nu au nimic altceva decât tot timpul din lume pentru a ajuta persoana respectivă să facă față nevoilor sale.

La spitalul nostru, proprietarii vor suna adesea și vor cere recepționerilor sfaturi, mai degrabă decât să programeze consultarea cu un medic. Este inadecvat ca un recepționer să facă recomandări medicale proprietarilor sau să sugereze opțiuni de tratament atunci când proprietarii caută o garanție că este în regulă să nu aducă animalul de companie pentru evaluare.

Recepționerii trebuie să fie capabili să-i direcționeze pe proprietari către persoana corectă care poate răspunde în mod adecvat la întrebările puse, dar să rămână, de asemenea, compatibili cu nevoile clientului. Prin urmare, este imperativ ca un recepționer să fie inteligent, fiabil, oarecum instruit din punct de vedere medical, dar, de asemenea, extrem de conștient de limitările lor și când potențialele linii sunt aproape de a fi traversate.

În multe spitale, în special cele însărcinate cu îngrijiri de urgență / urgente, recepționerii trebuie să triajeze animalele care se confruntă cu condiții urgente / care pun viața în pericol de la cei care sunt stabili și care pot aștepta puțin timp înainte de a fi văzuți. Acest lucru poate avea loc fie printr-o conversație telefonică, fie când clientul / pacientul ajunge fără o programare. Adesea trebuie să facă o determinare de fracțiune de secundă dacă situația necesită atenție de urgență, așa că ar trebui să aibă o pregătire fundamentală în ceea ce privește ceea ce trebuie să caute pentru a facilita luarea acelei judecăți.

Recepționerii au adesea sarcina de a colecta plăți și / sau depozite pe facturile animalelor de companie. Acestea sunt persoanele din prima linie care se ocupă de finanțe și acest lucru poate duce la unele „conversații” aprinse și la interacțiuni emoționale, în special în cazuri de urgență.

Există zeci de alte responsabilități pe care le primesc recepționerilor, inclusiv depunerea, trimiterea prin fax, programarea programărilor ulterioare, distribuirea medicamentelor, repararea echipamentelor de birou și curățenia. Acestea sunt de obicei considerate aspectele „practice” ale fișelor lor de post.

Pe latura mai puțin tangibilă din punct de vedere tehnic, sunt obligațiile recepționistei de a-și liniști clienții anxioși sau supărați, de a lucra alături de medici și tehnicieni nerăbdători și, în mod literal, fiind emoțional și personal perfect și vesel în orice moment.

Recepționerii trebuie să poată îndeplini aceste sarcini chiar și atunci când nu au chef să fie deosebit de jovial sau entuziast. Trebuie să trateze fiecare proprietar în mod individual și respectuos, chiar dacă persoana cu care tocmai a vorbit la telefon i-a reproșat că percepe prețuri exagerate sau că nu le-a oferit sfaturi medicale urgente.

Am citit că fișa postului pentru o recepționistă veterinară nu necesită abilități specifice și nici experiență. Aș susține că, pentru ca un recepționer să aibă succes, trebuie să posede abilități excelente de comunicare, capacități tehnologice avansate și să poată face mai multe sarcini fără să se gândească prea mult la asta.

În plus, trebuie să posede atribute, inclusiv bunătate, compasiune, răbdare și, la fel ca mulți dintre noi din domeniul veterinar, o piele groasă pentru a putea face față cu proprietarii de animale de companie furioase și emoționale care uneori uită să fie politicoși.

Întotdeauna am spus că nu aș putea face niciodată treaba pe care o desfășoară personalul de la recepție la spitalul meu și sunt extrem de recunoscător că lucrez alături de membri ai personalului competenți și prietenoși care se străduiesc atât de entuziasmați de responsabilitățile lor.

Și apreciez foarte mult capacitatea lor de a mă proteja de multe dintre sarcinile zilnice tipice pe care le asum atât de bine pentru a-mi face ziua să curgă cât mai lin.

Dr. Joanne Intile